Gegevensverwerkingsverklaring

Download de iLost GVV

Context en uitleg over gevonden en verloren voorwerpenverwerking

Korte samenvatting: Organisaties handelen als beheerder voor gevonden voorwerpdata (Fase 1), terwijl iLost optreedt als beheerder voor gebruikersclaimgegevens (Fase 2). De GVV omvat de verwerking van Fase 1.

Definities

iLost-platform: De online service van iLost die organisaties in staat stelt om gevonden voorwerpen te registreren en gebruikers in staat stelt om te zoeken, claimen en beheren van verloren en gevonden voorwerpen.
Organisatie: Een bedrijf, instelling of andere entiteit die het iLost-platform gebruikt om gevonden voorwerpen te registreren en beheren, bijvoorbeeld een hotel, locatie of openbaar vervoersbedrijf.
Gebruiker (betreffende persoon): Een persoon die een voorwerp kwijt is en interactie heeft met de iLost-website of ingebedde zoekwidget om te zoeken naar, claimen of herstellen van dat voorwerp. In dit document wordt "gebruiker" gebruikt als synoniem voor "betrokkene".
Beheerder: De partij die de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.
Verwerker: De partij die persoonsgegevens verwerkt namens de beheerder.
Persoonsgegevens: Elke informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals naam, contactgegevens, identificatienummers, foto's en online identifiers inclusief IP-adressen.
Gevonden voorwerp: Een voorwerp dat wordt geregistreerd in het iLost-platform door een organisatie, dat kan worden gekoppeld en gelinkt aan een gebruiker zodra er een claim wordt gemaakt in Fase 2.

iLost is een platform en fungeert als een bemiddelaar tussen een organisatie die iLost gebruikt en een persoon (de betrokkene) die iets heeft verloren. iLost is verantwoordelijk voor alle persoonlijke informatie van de betrokkene die via het platform wordt verwerkt vanaf het moment dat de gebruiker (betrokkene) rechtstreeks interactie heeft met de iLost-website. De GVV is vereist voor Fase 1.

Fase 1

Informatie die door een personeelslid van een organisatie in de iLost-applicatie wordt ingevoerd, bevat mogelijk persoonlijke informatie. Hier is de organisatie eerst de beheerder, waarbij de "basis voor verwerking" van deze informatie wordt gedefinieerd als het terugbrengen van het voorwerp naar de eigenaar (dat is de bedoeling en het doel).

Een personeelslid van de organisatie kan, op basis van de beschikbare informatie in Fase 1, proactief contact opnemen met een mogelijke eigenaar (bijvoorbeeld door het sturen van een melding of e-mail) of het voorwerp direct overeenkomen met iemand die aan het loket verschijnt. Deze acties vallen nog steeds binnen Fase 1, waarbij de organisatie optreedt als de beheerder voor de gerelateerde persoonsgegevens.

Fase 2

Een mogelijke eigenaar zoekt en vordert een gevonden voorwerp op de iLost-website. De informatie die door deze gebruiker wordt verstrekt, is bedoeld om het eigendom te bewijzen en kan persoonlijke gegevens bevatten (persoonlijke anekdotes, naam, adres, foto's van zichzelf of documenten). De gebruiker gaat akkoord met de manier waarop iLost die informatie verwerkt door de privacyverklaring en de algemene voorwaarden te aanvaarden. iLost is de beheerder voor het verwerken van die informatie.

Vanaf het moment dat een gebruiker een gevonden voorwerp claimt dat door de organisatie is ingevoerd, zullen de persoonsgegevens van de gebruiker aan dit gevonden voorwerp in de database van iLost worden gekoppeld. Hoewel e-mail en IP-adres niet zichtbaar zullen zijn voor personeelsleden van de organisatie, betekent dit dat het gevonden voorwerp in Fase 1 nu is gekoppeld aan een identificeerbare individu (de claimende gebruiker) in Fase 2.

Daarom, wanneer fase 2 begint, zal iLost verantwoordelijk zijn voor alle verwerkte informatie over de betrokkene, de gebruiker. En de organisatie blijft verantwoordelijk voor alle persoonlijke informatie die is afgeleid van een gevonden voorwerp of beschikbaar is gemaakt in claims op een gevonden voorwerp.

Visueel overzicht van de flow

Zie hieronder het visuele mappingdiagram dat de volledige gegevensstroom tussen Fase 1 en Fase 2 illustreert, inclusief de rollen van de organisatie en gebruiker, en de overdracht van beheerdersverantwoordelijkheden.